ভাল দূরত্ব বৈঠক জন্য টিপস

ভাল দূরত্ব মিটিং জন্য টিপস

দূরত্ব মিটিং সময় বাঁচাতে এবং আরও দ্রুত ফলাফল উত্পাদন

দূরত্ব সভায় কিছু সুবিধা রয়েছে:
• ভ্রমণ খরচ হ্রাস বা নিষ্কাশন
• কোম্পানির দক্ষতা বৃদ্ধি - ভ্রমণ সময় কাজ সময় হয়ে ওঠে
• কর্মীদের মধ্যে চাপের মাত্রা হ্রাস করুন - কাজ-জীবন ব্যালেন্স
• সরল এবং স্বতঃস্ফূর্ত
• পরিবেশগত ভাবে নিরাপদ

ভাল teleconferences জন্য টিপস

প্রস্তুতি (একটি সভা চেয়ারম্যান হলে)

• উদ্দেশ্য। মিটিংয়ের জন্য স্পষ্ট উদ্দেশ্য এবং অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে আপনি কী আশা করেন। এটা তথ্য, আলোচনা বা সিদ্ধান্তের জন্য একটি সভা?
  • সঠিক লোক. সঠিক মানুষকে আমন্ত্রণ জানান, উভয়ই সভায় কিছু যোগ করে এবং এটি থেকে কিছু বের হয়।
  • প্রয়োজনীয় রিডিং। অংশগ্রহণকারীদের কাছে প্রয়োজনীয় পাঠ্য পাঠান এবং তাদের প্রতি প্রত্যাশিত প্রতিটি অংশগ্রহণকারীদের প্রতি একটি ব্যক্তিগত মন্তব্য পাঠান। তারা কি সভায় নির্দিষ্ট তথ্য আনতে বা বিশেষ করে কিছু ব্যাখ্যা করতে পারে।
  • পরিষ্কার কর্মসূচী। বৈঠকের আগে ভাল সময় অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং তালিকা পাঠান।
  • ইনফরমেশন। সভায় কিভাবে যোগ দিতে হবে তা ব্যাখ্যা করুন (টেলিফোন নম্বর এবং কোনও পিন কোড) অথবা অংশগ্রহণকারীকে একটি কল করা হবে কিনা।
  • পরীক্ষা। আপনার প্রথম সভায় নেতৃত্ব দেওয়ার আগে, কয়েকটি পরীক্ষা কল করতে এবং বিভিন্ন ফাংশনগুলি চেষ্টা করে দেখুন। আপনার সুইচবোর্ডে একাধিক পক্ষের রিং করার জন্য বিশেষ কমান্ডের প্রয়োজন হতে পারে - আপনার টেলিফোনি পরিচালকের সাথে চেক করুন।
  • ডকুমেন্টেশন। কিভাবে সাক্ষাৎ নথিভুক্ত করা হবে? এটি রেকর্ডিং বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করার জন্য একটি ভাল ধারণা।
  • সহজবোধ্য রাখো. মিটিংটি যদি পুনরাবৃত্তিমূলক হয় তবে অংশগ্রহণকারীকে কনফারেন্স নির্দেশিকাতে একটি গোষ্ঠী হিসাবে যুক্ত করুন অথবা ফোনবুকে ব্যক্তিগত পরিচিতি যোগ করুন।
  • সময় শুরু এবং শেষ। অংশগ্রহণকারীদের অনুপস্থিত থাকা সত্ত্বেও নিযুক্ত সময়ে সর্বদা সভা শুরু করুন।
  (মিটিংয়ের বর্ধিত করার প্রয়োজন হলে সংক্ষিপ্ত বিরতির জন্য পরিকল্পনা)।
  • অনুসরণ করুন এবং অনুসরণ করে। সংক্ষেপে, অনুসরণ করুন এবং মিটিংয়ের পরে সরাসরি মিটিং নোট পাঠান। [নির্দিষ্ট সময়সীমা নির্ধারণ করুন এবং সবার জানা দিন কে কিসের জন্য দায়ী]।

বৈঠকের সময় (একটি সভা চেয়ারম্যান হলে)

• প্রচলন। স্বাগতম এবং সবাই পরিচয় করিয়ে দিন। এটি একটি ভাল শুরুতে সভা বন্ধ করে এবং একটি সমেত পরিবেশ বজায় রাখে, এমনকি অফ-সাইটগুলির জন্যও। যদি সভাটি খুব বড় না হয় (10 বা তার বেশি অংশগ্রহণকারীদের পর্যন্ত), অংশগ্রহণকারীদেরকে তাদের কণ্ঠস্বরের জন্য কান পেতে সংক্ষিপ্তভাবে পরিচয় দিতে বলুন। সর্বদা এমন একটি বায়ুমন্ডল তৈরি করার চেষ্টা করুন যা মানুষকে একসঙ্গে বসার অনুভূতি দেয়, এমনকি অন্যান্য অবস্থানে অংশগ্রহণকারীরাও।
  • মিনিট। নোট নিন বা একজন সেক্রেটারি নিয়োগ করুন যিনি মিনিট নিতে পারেন এবং যদি তৈরি করা হয় তবে রেকর্ডিং অ্যাক্সেস আছে।
  • এজেন্ডা। সভায় নেতৃত্ব দেওয়ার ব্যক্তিটি মিটিংটি কী এবং এটি কতক্ষণ চলবে তা ব্যাখ্যা করে এবং এজেন্ডাটির সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ সরবরাহ করে।
  • বাধা। মিটিংয়ের জন্য মৌলিক নিয়মগুলি ব্যাখ্যা করে এবং বিরক্তিকর কী হতে পারে তা আলোচনা করে শুরু করুন।
  আপনি ই-মেইল পড়তে পারবেন না, আপনার স্মার্টফোনে সার্ফ করবেন না, অন্য কাজ সহ কাজ করবেন ইত্যাদি।
  • বিরতি. সভাটি 45 মিনিটেরও বেশি সময় ধরে চলতে থাকলে, বিরতি নিতে 10-15 মিনিট আগে মানুষকে তাদের পা প্রসারিত করতে বিরতি দিন।
  • একটা লক্ষে পৌঁছানো. নতুন আইটেমটিতে যাওয়ার আগে, যে কেউ কিছু বলতে চায় কিনা তা দেখতে বিভিন্ন অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করুন। এই সবাই জড়িত মনে করে তোলে।
  • গতিশীল। পরিচালনা এবং দলের মধ্যে গতিশীল বিবেচনা। আলোচনা করা হয়েছে যে প্রত্যেকের আলোচনা করা হয়, দ্বন্দ্ব মোকাবেলা করে সবাই নিশ্চিত হন।
  • ব্যাখ্যা করা. যদি ঘরের কিছু ঘটে থাকে (সম্ভবত এটি হাসতে পারে), তখন প্রত্যেকে কীভাবে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য ফোনের অংশগ্রহনকারীকে কী ঘটছে তা ব্যাখ্যা করুন।
  • প্রশ্ন জন্য সময়। কোন প্রশ্ন মোকাবেলা করার সময় একপাশে সেট করুন।
  • নতুন সভা। অনুসরণ করা প্রয়োজন বিষয় আছে যদি, পরবর্তী বৈঠক করার জন্য একটি সময় সম্মত হন।

বৈঠক শেষে (একটি সভা চেয়ারম্যান হলে)

• অনুসরণ করুন এবং অনুসরণ করুন। সংক্ষেপে, অনুসরণ করুন এবং মিটিংয়ের পরে সরাসরি মিটিং নোট পাঠান। নির্দিষ্ট সময়সীমা নির্ধারণ করুন এবং প্রত্যেকে কী জানেন তার জন্য দায়ী কে।

যে কেউ সভায় অংশগ্রহণের জন্য (দূরবর্তী অবস্থানে)

• শান্তি এবং নিরবতা. যতটা সম্ভব বসতে একটি জায়গা শান্ত খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন।
• পার্ক আপ। আপনি যদি আপনার গাড়ী থেকে অংশগ্রহন করেন, সভায় যোগদান করার আগে নিরাপদে পার্ক করুন, যেমন একটি গাড়ি পার্কে।
• মাইক্রোফোন বন্ধ করুন। আপনি যদি অনেকগুলি ব্যাকগ্রাউন্ড গোলমালের সাথে কোথাও বসে থাকেন, যেমন একটি বিমানবন্দরে বা গাড়িতে বা ক্যাফেতে, আপনি যখন কথা বলছেন না তখন মাইক্রোফোনটি বন্ধ করুন।
• প্রচুর পরিমাণে প্রস্তুত হও। সভা শুরু হওয়ার আগে নিজেকে অন্য অংশগ্রহণকারীদের সাথে চ্যাট করার সুযোগ দেওয়ার জন্য সভায় উপযুক্ত সময়টি নিশ্চিত করুন (একইভাবে কনফারেন্স রুমের লোকেরা একসাথে করবে)।
• তোমার পরিচিতি দাও. যদি আপনার কিছু বলার থাকে তবে নিশ্চিত করুন যে লোকেরা আপনার আত্মপ্রকাশের মাধ্যমে আপনার ভয়েসটিকে চিনতে পারে।
• মানুষ অবগত রাখা। যদি আপনি সংযোগ বিচ্ছিন্ন হন (দরিদ্র অভ্যর্থনা ইত্যাদি), অবিলম্বে কল করুন এবং একটি সুবিধাজনক মুহুর্তে, অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের জানাবেন যে আপনি কিছুক্ষণের জন্য দূরে রয়েছেন।
• ফোকাস। বৈঠকে মনোনিবেশ। মিটিংয়ের সময় ই-মেইল পড়বেন না বা অন্য কিছু করবেন না।